Znakovi da imaš problem sa upravljanjem vremenom
Efikasno upravljanje vremenom (eng. time management) značajno može smanjiti stres koji osećaš i pomoći ti da imaš kontrolu nad svojim aktivnostima. Pitaš se, kako uopšte da znaš da imaš problem sa organizacijom vremena (eng. poor time management)? Odgovor se krije u sledećim znacima:
Kašnjenje – prvi znak da imaš problem sa upravljanjem vremenom je da često kasniš u školu ili na okupljanje sa prijateljima.
Propuštanje rokova – zbog nemogućnosti da se organizuješ ne stižeš da isporučiš svoje zadatke na vreme, da odradiš svoj deo projekta po dogovoru ili da se pripremiš za testove.
Neefikasno učenje – provodiš puno vremena u učenju, ali ne vidiš rezultate i ne uspevaš da naučiš sve što je planirano.
Pronalaziš se? Ne brini, samo počni da primenjuješ savete za efikasno upravljanje vremenom.
Postavi prioritete i napravi raspored aktivnosti
Prvi korak u efikasnom upravljanju vremenom je određivanje prioriteta i pravljenje plana aktivnosti. Prioritetne aktivnosti su one koje su urgentne i važne.
Za određivanje prioriteta možeš korištiš Ajzenhauerovu matricu za razlikovanje bitnih od nebitnih zadataka.
Naime, najpre je potrebno da ispišeš sve svoje dnevne, nedeljne ili mesečne zadatke. Nakon toga bi trebalo da izabereš koji od njih su prioritetni, tako što ćeš ih smestiti u odgovarajuću kolonu u matrici ispod. Dva osnovna kriterijuma o kojima razmišljaš su urgentnost i hitnost. Vertikalna linija predstavlja nivo važnosti zadatka, a horizontalana nivo urgentnosti. Svrtsavanjem svojih zadataka u ovaj šablon definisaćeš šta treba da radiš odmah, šta bi mogao da zakažeš, da prepustiš nekom drugom, ili čak da ne uradiš.
Definiši ciljeve
Efikasno upravljanje vremenom podrazumeva da tačno znaš šta želiš da ostvariš u određenom periodu. Prema tome, sastavni deo bilo koje aktivnosti je da imaš cilj koji će ti pomoći da budeš bolje fokusiran na korake koje treba da preduzmeš i rok do kada to treba da ostvariš. Određivanje ciljeva i rokova doprinosi efikasnijem obavljanju aktivnosti, jer znanje o tome zbog čega i do kada treba nešto da se uradi pomaže ti da ostaneš motivisan i fokusiran.
Tvoji ciljevi treba da budu realni i ostvarivi, odnosno pametni. Ovo se najjednostavnije može objasniti preko engleskog akronima SMART:
S (specific) – cilj treba da bude precizan, jasan i konkretan.
M (measurable) – cilj treba da bude merljiv tako da se može utvrditi da li je i u kom stepenu cilj ostvaren.
A (attainable) – cilj treba da bude dostižan.
R (realistic; resource bond) – cilj treba da bude realističan, u skladu sa tvojim mogućnostima.
T (timely) – svaki cilj mora imati rok do kada treba da bude ostvaren.
Počni aktivnost na vreme bez odlaganja
Sledeći korak nakon pravljenja rasporeda aktivnosti je da zapravo poštuješ svoj plan. Uvek počni aktivnost u vreme koje je unapred definisano bez odlaganja. Često ćeš u toku dana imati aktivnosti koje deluju primamljivije od one koja je po planu, ali ne zaboravi da “menjanje plana usput” može da utiče na cilj koji je postavljen na početku. Ako odložiš obaveze za sutra, dobićeš jednu dodatnu stavku u sutrašnjem planu, što se može negativno odraziti na tvoje rezultate.
Ograniči distrakcije
Pored poštovanja plana, bitno je da zaista efikasno i efektivno koristiš vreme određeno za neku aktivnost. Najbolji način da to uradiš je da ograničiš distrakcije. Trudi se da pripremiš sredinu za obavljanje neke aktivnosti tako da budeš apsolutno skoncentrisan na ono što radiš. U suprotnom može se desiti da ti “proleti vreme”, a da nisi završio sve što je planirano. “Učio sam ceo dan, ali sam prešao samo jednu stranu”, poznato?
Najčešće distrakcije su:
Mobilni telefon
Sigurno znaš da se “samo da pročitam notifikaciju” može pretvoriti u višečasovno skorolovanje, ili “samo da odgovorim na poruku” uglavnom postane dugotrajno dopisivanje. Ovo se dešava jer tvoja pažnja više nije na aktivnosti koju obavljaš, već na tvom mobilnom telefonu. Taj proces “šetanja pažnje” sa telefona na aktivnost koju obavljaš značajno umara i oduzima dosta vremena, pa ćeš imati osećaj kao da si sve vreme bio aktivan, a zapravo nisi uradio ništa.
Televizor
Na isti način kao mobilni telefon, televizor može dovesti do lutanja tvoje pažnje. Čak i kada je televizor samo uključen, a ne gledaš ga, on može biti veliki distraktor jer ti bilo koji zvuk ili slika mogu prebaciti fokus na ekran.
Drugi ljudi
Neretko se dešava da drugi ljudi nesvesno ometaju tvoju aktivnost. Na primer, ukoliko radiš zajednički projekat sa vršnjacima događaće se da neko ne odradi svoj deo zadatka, što utiče na ostatak rada ili samo na tvoj deo. Pogrešna stvar je da odustaneš ili da kriviš drugu osobu za neuspeh projekta. Ukoliko tvoj deo zadatka zavisi od drugih, trebalo bi ranije da podsetiš ceo tim na rokove ili da popričaš samo sa osobom koja kasni, kako bi i sam imao vremena da se organizuješ.
Ostavi vremena za pauze i odmor
Efikasno upravljanje vremenom podrazumeva da imaš dobar balans između svojih obaveza i vremena za opuštanje i odmor. Ukoliko nemaš prostora da se odmoriš ili uživaš u svom slobodnom vremenu u toku dana, trebalo bi da preispitaš svoj plan. Potrudi se da u svoj dnevni raspored uključiš:
- Dovoljno sna i odmor
- Pauze za obroke
- Slobodnu aktivnost po izboru
Slavi svoje uspehe
Na kraju svakog dana ili radne nedelje osvrni se na sve ono što si planirao i na ono što si uradio. Slavljenje uspeha i nagrađivanje sebe doprinosi motivaciji i podstiče te da nastaviš da se trudiš. Uspeo si! Ne zaboravi da čestitaš sebi.
Za kraj - Saveti za efikasno upravljanje vremenom
Nadamo se da će ti ovi saveti pomoći da bolje organizuješ svoje vreme. I nemoj da se obeshrabriš, upravljanje vremenom kao i svaka druga veština zahteva strpljenje, motivaciju i posvećenost. Najbolje je da ne krećeš naglo, već korak po korak, sa jasnim i realnim očekivanjima.
Počni sa određivanjem prioriteta, pisanjem rasporeda i postavljanjem kratkoročnih i dugoročnih ciljeva kako bi imao uvid u to kuda treba da ideš, a zatim postepeno počni da primenjuješ sve ostale savete.
Poseti blog gimnazije Tvrđava i pronađi odgovor na još neka svoja pitanja.
